Ya que Aphex ha pedido críticas constructivas, haré uso del "sandwitch de cortesía" que utiliza mi amigo Stewie Griffin para hacerlas en su empresa:

Sandwitch número 1:
- Organizar un concurso de videojuegos es una de las mejores formas de incentivar a los desarrolladores de una zona geográfica concreta, así que agradezco a la organzación su iniciativa.
- Una mala gestión de un concurso va a hacer que los participantes pierdan el interés y la ilusión para próximas ediciones (cuánta gente repetía este año?)
- Pese a lo anteriormente citado, el nivel de este año ha sido espectacular, cosa que ha hecho que la categoría del concurso suba.
Sandwitch número 2:
- Reconsiderar el no dejar pasar a un gran proyecto como es el KK demuestra que se mima a aquella gente que ha trabjado y que tiene un proyecto interesante.
- El que la explicación "oficial" sea que "ha sido gracias a una conjunción planetaria" y decir que no se puede dar ninguna explicación más, genera desconfianza entre el resto de participantes.
- El admitir que no se ha procedido correctamente honra a Aphex.
Sandwitch número 3:
- 6000 € de premio animan a cualquiera a participar, es una buena compensación.
- El ignorar oficialmente a todo el mundo hasta el mismo día de la entrega de premios, y el haberme enterado de que la información se iba dando en este foro, me ha dejado una sensación de "sectarismo", en plan "sólo los usuarios de Stratos tienen el privilegio de recibir información, el resto de gente no existe".
- Los premios secundarios son también muy jugosos.
Dejándonos de sandwitchitos

, voy a proponer soluciones factibles para los problemas más gordos de este año:
1- Calcular cuánto tiempo se necesita para probar un juego. (por ejemplo, 30 minutos). Asegurarse de probar cada juego en una de las máquinas que se usaran en la feria.
2- Calcular el número de juegos que se cree que van a recibirse (por ejemplo, 40)
3- Multiplicar ambas cifras: 30 minutos x 40 juegos = 1200 minutos en total sólo de probar juegos. (eso son 20 horas)
4- Calcular el tiempo al día que se le puede dedicar, por ejemplo 2 horas. Eso implica que se necesitan 10 días para probar todos los juegos.
5- Aplicar un margen de error del 50%, por ejemplo, por si surgen problemas. Eso implica que necesariamente habrá que tener los juegos 15 días antes de haber finalizado la primera prueba.
6- Calcular cuánto tiempo tarda un proyecto en llegar a las manos del jurado por correo, siendo pesimistas: 10 días máximo.
7- Calcular el tiempo que se dedicará a decidir los finalistas. Pongamos un día.
8- Calcular el tiempo que se necesita para probar todos los juegos en las máquinas del recinto. Quizá un día sea suficiente.
9- Todo ello implica que la fecha límite para enviar los proyectos sea en este caso de, aproximadamente, un mes. Lo veo razonable.
Por una parte tenemos resuelto el tema del tiempo (si se hacen bien los cálculos, las cifras que he puesto yo me las he inventado, porque no tengo ninguna experiencia en organizar eventos).
Siguiente punto caliente: El trato a los participantes:
1- Aclarar cuál es la web oficial de donde se puede uno descargar las bases del concurso.
2- Asegurarse de que EL FORMULARIO OBLIGATORIO A RELLENAR se pueda descargar de la página oficial. No como este año, que tuve que mandar un mail para que estuviera disponble.
3- Ya que las bases están on-line, crear un pequeño formulario que rellenen los participantes en donde pongan simplemente su nombre, teléfono, título del proyecto y correo electrónico. Que esos datos se guarden en una BDD.
4- A medida que vayan llegando los correos, que una persona se responsabilice de avisar a los participantes. Por ejemplo: si en el formulario impreso, en el apartado de título pone "The Agedya Incident"

simplemente tendrá que buscar en la base de datos el formulario enviado por ese participante con el título igual, y mandarle un e-mail (que puede ser estandard para todos) en donde se diga "nos ha llegado tu proyecto, el día tal serás informado de si pasas o no a la final" o algo por el estilo.
5- Por cada e-mail que hemos enviado podemos hacer una crucecita en el formulario impreso para que nos acordemos de no enviarlo por duplicado por error.
6- El día en que ya no se acepten candidaturas (pongamos los 15 días que puse en el ejemplo anterior como referencia, punto 5), sentarse y revisar los proyectos que han llegado. Mirar los formularios que se nos han enviado on-line y ver cuáles de ellos no tienen un proyecto físico en nuestro despacho. A esos formularios se les enviará un correo diciéndoles que a fecha de ese día no se ha recibido el juego, y que por tanto queda automáticamente descalificado.
7- Mirar los proyectos físicos que no tienen formulario rellenado. Aquí que la organización use su criterio. Lo que yo haría sería mirar si en el impreso han puesto un e-mail, y escribirles a mano informándoles que esta vez se hará la vista gorda.
8- Hacer pública en la web (o el blog) de Art Futura la lista de todos los juegos que se han recibido. Es un coñazo hacer un copy paste de 40 juegos, pero queda más serio.
9- Probar todos los juegos. Recordemos que en el ejemplo que me he inventado recalcaba que se hiciera en las máquinas que se vayan a usar en la feria, y que disponíamos de 15 días.
10- Hacer la primera criba: Juegos que no arrancan, juegos con sexo explícito, etc.
11- Publicar los que han pasado la primera ronda en la web (fijaos que con esto ni siquiera haría falta enviar e-mails, en el primero que se mandara a los participantes se les podría dar la url donde pueden seguir el proceso de selección y listos)
12- Hacer la segunda criba: Decidir qué juegos pasan a la final. Aclarar desde un buen principio CUÁNTOS JUEGOS PASARÁN A LA FINAL.
13- Publicar la lista de finalistas, y si puede ser, que no sea el mismo día de la entrega de premios, que quizá haya gente que venga de Cuenca. Estaría bien mandarles un mail, o incluso hacer un telefonazo.
14- El resto, tal cual este año: una gala chula, un área donde probar los juegos finalistas, etc.
Bueno, espero haber sido de utilidad. Que mis críticas sean cogidas como constructivas que pretenden ser, y aquí estoy para ayudar el próximo año si es necesario.
Salud.