Me toca, y seré breve. Las buenas intenciones de Aphex han tropezado con un problema clásico en la comunicación empresarial. Cuando ha habido un problema, lo más inteligente es dar todos los datos posibles del estado actual de la situación, ya que de otra forma la falta de transparencia levanta suspicacias (esconder el problema o comunicarlo a última hora es peor idea aún).
En este caso, un ejemplo de primer mensaje más adecuado: tras probar en máquinas distintas a las de la preclasificación uno de los proyectos finalistas participantes -con los que ya hemos (deberíamos haber) contactado-, parece imposible hacerlo funcionar. A pesar de que seguiremos intentándolo con otras máquinas, el siguiente proyecto que entra como finalista es el Kukoo Kitchen. Para solventar el agravio, en caso de que finalmente se consiguiera ejecutar el juego problemático, se extendería el número de finalistas para dar cabida a ambos proyectos.
Y ya está. Desde mi punto de vista, serás más feliz si centras tus esfuerzos en la parte de organización y dejas la comunicación exterior en manos de terceros (y esto en relación a la web, al trato con los participantes y finalistas, al foro de Stratos y a todo el mundo en general).
Tu queja sobre la falta de ofrecimiento es perfectamente fundada. Pero si llegado el momento de empezar esto te plantas por aquí y dices "necesito a N personas para coordinar tal, tal, tal y cual sección del evento", dudo mucho que no las consigas. Y si no las consigues, quizá es que realmente hay que plantearse otros asuntos de la organización.
Ya sabes que hablo como organizador de chanchullos varios, y que sé lo duro que es y las críticas que se reciben siempre (y además, casi siempre tienen razón, si no en la forma, en el fondo, y si no, por haber dado pie a la existencia de esa crítica). Por mi parte, el agradecimiento por el trabajo realizado siempre va implícito.